Structurer ses achats fournisseurs dans Dolibarr

Ce que coûtent des achats sans trace

Un responsable d'atelier appelle son fournisseur habituel et commande des plaques d'aluminium. Le prix est annoncé de vive voix, le délai aussi. Trois semaines plus tard, la marchandise arrive, personne ne retrouve le devis, et la facture affiche un tarif différent. Le comptable la saisit. Le mois suivant, le fournisseur envoie un rappel pour la même facture, et personne ne sait si elle a déjà été réglée. Ce scénario n'a rien d'exceptionnel dans une PME. Le problème ne vient pas des personnes, mais de l'absence d'un fil unique entre la demande, la commande, la livraison et la facture. Les informations vivent dans des boîtes mail, des carnets et des mémoires. Dolibarr propose ce fil : chaque achat devient une suite de documents liés entre eux, rattachés à un fournisseur et consultables par ceux qui en ont le droit. Cet article décrit comment le construire, dans l'ordre : fournisseurs, prix d'achat, demandes de prix, commandes, réceptions, factures.

Une fiche fournisseur complète dès le départ

Tout part de la fiche tiers. Dans Dolibarr, un même tiers peut être client, fournisseur ou les deux : il suffit de le qualifier comme fournisseur. Ne créez pas de doublon pour une société déjà cliente, vous perdriez la vue d'ensemble de la relation. Avant de saisir ou d'importer vos fournisseurs, vérifiez qu'ils n'existent pas déjà, avec leur raison sociale exacte. Une fiche bien remplie évite de corriger chaque commande, car les conditions et les coordonnées se reportent sur les documents d'achat. Les contacts méritent une attention particulière : la personne qui reçoit les commandes n'est presque jamais celle qui envoie les factures. Créez un contact par rôle et précisez-le dans sa fiche. Voici ce qu'il faut renseigner en priorité pour chaque fournisseur.

• Les coordonnées complètes et l'identifiant d'entreprise, pour que la facture reçue corresponde à la bonne entité juridique.
• Les conditions et le mode de règlement négociés, afin qu'ils se reprennent automatiquement sur chaque commande et chaque facture.
• Les coordonnées bancaires, vérifiées par un appel au fournisseur et non par un simple email.
• Un contact commandes et un contact facturation, distincts lorsque ce sont deux personnes.
• Une catégorie fournisseur, par exemple matières premières, sous-traitance ou fournitures, pour filtrer vos listes et vos analyses.

Prix d'achat, références et délais par produit

Un prix d'achat n'a de valeur que s'il est rattaché à un fournisseur et tenu à jour. Dolibarr permet de saisir, sur la fiche d'un produit, un ou plusieurs prix fournisseurs : la référence chez le fournisseur, le prix unitaire, la quantité minimale et le délai de livraison. Lorsque deux fournisseurs vendent la même plaque d'aluminium, vous enregistrez les deux, et l'acheteur compare au moment de commander. En créant une ligne de commande, vous choisissez le produit et le prix fournisseur correspondant, sans ressaisir le tarif de mémoire. Mettez ces prix à jour dès que le fournisseur envoie un nouveau tarif, et pas seulement quand une facture les contredit. Ce référentiel sert aussi à vos marges : le coût d'achat alimente le calcul sur les devis clients, selon la méthode de prix de revient retenue dans la configuration. Pour un article acheté une seule fois, la ligne libre reste possible, mais elle ne laisse aucun historique exploitable.

De la demande de prix à la commande approuvée

Quand l'achat sort de la routine, commencez par une demande de prix. Dolibarr dispose d'un module de demandes de prix fournisseurs, à activer dans la liste des modules : vous composez la demande avec les produits et les quantités, vous l'envoyez en PDF par email depuis la fiche, puis vous enregistrez la réponse du fournisseur. Le prix et le délai annoncés restent écrits, ce qui règle les désaccords ultérieurs. Une fois la meilleure offre retenue, vous la transformez en commande fournisseur sans ressaisie. La commande suit des statuts clairs : brouillon, validée, approuvée, commandée, puis reçue en partie ou en totalité. Dolibarr permet de séparer la personne qui prépare de celle qui approuve, ce qui devient utile dès que les montants deviennent sensibles. Décidez par écrit qui approuve, et dans quels cas. Pour des circuits plus poussés, consultez les modules utiles aux PME. Enfin, posez une règle simple : une commande passée par téléphone est saisie le jour même.

Réceptions et factures : le contrôle à trois

La réception est le maillon que les PME négligent le plus. Quand la marchandise arrive, enregistrez-la sur la commande fournisseur : Dolibarr gère les réceptions partielles et, si le module de stock est actif, met à jour les quantités. Sans cette étape, vous payez sur la foi d'un bon de livraison papier perdu dans un tiroir. Vient ensuite la facture fournisseur. Créez-la à partir de la commande plutôt que de zéro, pour que le fournisseur, les lignes et les conditions se reprennent. Saisissez la référence indiquée par le fournisseur : Dolibarr contrôle qu'elle n'a pas déjà été enregistrée pour ce tiers, ce qui bloque le doublon le plus courant. Former ensemble les acheteurs et la comptabilité, par exemple avec une formation à Dolibarr, aide à partager ces réflexes. Avant de valider une facture, comparez trois éléments.

• La commande : les quantités et les prix convenus avec le fournisseur.
• La réception : ce qui est réellement arrivé, y compris les manques et les articles abîmés.
• La facture : ce que le fournisseur réclame, ligne par ligne, avec les remises prévues.
• Les écarts : consignez-les sur la commande ou la facture, pas dans un email isolé que personne ne retrouvera.

Premier pas : un fournisseur, une commande réelle

Ne cherchez pas à tout reprendre d'un coup. Choisissez votre fournisseur le plus actif, créez ou nettoyez sa fiche, puis saisissez les prix de ses produits les plus achetés avec leurs délais. Passez ensuite la prochaine commande réelle par Dolibarr, de la demande de prix jusqu'à la facture, et notez les endroits où l'équipe bloque : un champ manquant, un statut mal compris, un droit d'accès oublié. Corrigez, puis étendez la méthode aux autres fournisseurs au fil des commandes. Si vous avez un historique à reprendre ou un circuit d'approbation à cadrer, notre service d'implémentation part de votre fonctionnement actuel plutôt que d'un modèle imposé. Pour en discuter, décrivez-nous votre circuit d'achat : qui commande, qui reçoit, qui paie, et où les informations se perdent aujourd'hui. Cela suffit pour identifier les premiers réglages utiles.