Agenda et événements : suivre l'activité commerciale de l'équipe dans Dolibarr

Ce qui disparaît avec un agenda personnel

Un commercial note un rendez-vous dans son téléphone, un appel de relance dans un carnet, une promesse faite au client dans un e-mail. Tant qu'il est là, tout fonctionne. Le jour où il part en congé, tombe malade ou quitte l'entreprise, personne ne sait quel client attend un retour ni ce qui a été promis. Le dirigeant découvre le problème quand le client appelle pour se plaindre. Le coût est réel : une relance oubliée, un devis qui dort, un contact qu'il faut reconstruire de zéro. Le problème n'est pas la discipline de chacun. Il vient de l'endroit où l'information est stockée. Dolibarr propose un agenda et des événements rattachés aux tiers, aux contacts et aux documents commerciaux. L'historique reste alors dans la fiche du client, pas chez la personne qui l'a produit. C'est ce principe que ce guide détaille, avec une méthode simple pour que toute l'équipe s'y tienne sans y passer ses journées.

Le principe : un événement rattaché à un tiers

Dans Dolibarr, un événement d'agenda représente une action : rendez-vous, appel, e-mail, relance, visite. Il porte un type, une date, une durée éventuelle, un utilisateur responsable et un texte libre. Sa vraie valeur tient à son rattachement. Lié à un tiers, il apparaît dans l'onglet des événements de la fiche client. Lié à un contact, un projet, un devis ou une commande, il se retrouve aussi sur ces objets. Quand un collègue ouvre la fiche, il lit la chronologie complète des échanges sans rien demander à personne. Dolibarr génère aussi certains événements automatiquement : la validation d'un devis ou l'envoi d'un document par e-mail peuvent laisser une trace, selon la configuration du module agenda. Vous obtenez ainsi un journal de l'activité qui se remplit en partie tout seul. Les événements saisis à la main complètent ce journal pour tout ce que le système ne voit pas : un coup de téléphone, une visite, une discussion informelle.

Poser des règles de saisie communes

L'outil ne suffit pas, l'équipe doit s'accorder sur ce qu'on y inscrit. Commencez par définir un petit nombre de types d'événements et gardez-les stables. Trop de types rendent la saisie pénible et les filtres inutiles. Ensuite, fixez le moment de la saisie : idéalement juste après l'appel ou le rendez-vous, avec deux lignes de compte rendu et la prochaine étape datée. Cette prochaine étape compte plus que le reste, car c'est elle qui alimente la relance. Voici les règles minimales à écrire noir sur blanc et à afficher dans l'équipe.

• Chaque échange avec un client ou un prospect donne lieu à un événement rattaché au bon tiers, et au bon contact quand il est connu.
• Chaque événement se termine par une prochaine action avec une date, sinon il n'est pas considéré comme clos.
• Les types d'événements sont limités à une courte liste validée par le responsable commercial.
• Le compte rendu est factuel : ce qui a été dit, ce qui a été promis, ce qui reste à faire.
• L'utilisateur responsable de l'événement est celui qui agit, pas celui qui saisit.

Lire l'activité de toute l'équipe

Une fois les événements saisis, la vue agenda de Dolibarr permet d'afficher les actions par utilisateur, par type ou par période, en vue mensuelle, hebdomadaire ou en liste. Le responsable commercial filtre sur un collaborateur pour préparer un point individuel, ou retire le filtre pour voir la semaine de tout le monde. La liste est utile pour repérer les événements en retard : une action planifiée dont la date est passée et qui n'est pas marquée comme terminée signale une relance oubliée. Faites ce contrôle à heure fixe, par exemple au début de la réunion commerciale hebdomadaire. Le même raisonnement vaut côté client : ouvrez la fiche d'un compte important et lisez la chronologie. Vous voyez qui a contacté qui, quand, et ce qui a été décidé. Pour ce type de lecture régulière, un tableau de bord peut aussi afficher l'agenda parmi d'autres indicateurs, ce que couvre le module gratuit DolicraftDashboard.

Relier événements, devis et pipeline

L'agenda prend tout son sens quand il suit le cycle de vente. Un devis envoyé doit déclencher un événement de relance daté, rattaché au devis lui-même. Un rendez-vous de découverte débouche sur une opportunité, qui garde ses événements dans son historique. Ainsi, quand un collègue reprend le dossier, il comprend où en est la discussion sans relire une boîte mail. Si votre équipe travaille avec des étapes de vente structurées, l'agenda en est le carburant : chaque changement d'étape s'accompagne d'une action tracée. Notre article sur le pipeline commercial dans Dolibarr détaille cette organisation en étapes. Gardez une idée simple : un devis sans événement futur rattaché est un devis que personne ne suit. Vérifiez-le régulièrement sur la liste des propositions ouvertes, et planifiez immédiatement une action pour chacune de celles qui n'en ont pas.

Organiser la transition quand un commercial s'absente

Le test réel de votre organisation, c'est l'absence. Avant un congé, le commercial concerné filtre ses événements à venir et les réattribue à un collègue en changeant l'utilisateur responsable. Les comptes rendus déjà saisis restent lisibles, le remplaçant sait donc quoi dire au téléphone. En cas de départ, la logique est la même, avec un temps de revue des tiers dont il était référent. Le gain se mesure à ce que vous ne perdez plus : les engagements pris, les dates promises, le contexte relationnel. Pour mettre cela en place, commencez petit. Choisissez une équipe ou un portefeuille, définissez la liste de types d'événements, saisissez pendant quelques semaines, puis ajustez. Si vous voulez un cadrage de la configuration et une prise en main par vos équipes, parlez-en à Dolicraft via la page de contact, ou testez d'abord sur la démonstration la lecture d'une fiche client avec son historique.