Stocks multi-entrepôts : garder des quantités justes avec Dolibarr

Pourquoi les quantités divergent dès le deuxième lieu de stockage

Avec un seul entrepôt, un stock approximatif passe inaperçu. Avec deux dépôts et trois camionnettes, l'erreur se multiplie. Un commercial promet une pièce qui se trouve dans le mauvais site. Un technicien prend du matériel dans le véhicule sans le déclarer. Une réception est saisie sur un lieu par défaut, alors que la marchandise est rangée ailleurs. Le total affiché paraît cohérent, mais il ne dit pas où se trouve le produit. Les écarts viennent presque toujours de mouvements non saisis ou saisis au mauvais endroit, rarement d'un défaut du logiciel. Dolibarr sait suivre un stock par lieu, à condition que chaque déplacement physique corresponde à une écriture. Le travail consiste donc à définir des lieux clairs, des règles simples et des habitudes partagées. Cet article suit cet ordre : déclarer les lieux, encadrer les flux, corriger les écarts, puis lire les quantités disponibles.

Déclarer vos entrepôts, dépôts et véhicules

Commencez par activer le module Stock, puis créez un entrepôt pour chaque lieu où vous voulez connaître une quantité. Un dépôt principal, un site secondaire et chaque véhicule qui transporte du matériel de façon régulière méritent une fiche. Dolibarr permet de hiérarchiser les entrepôts, ce qui aide à regrouper par site ou par zone. Soignez les noms : un libellé comme Camion atelier Nord se comprend sans explication, un code obscur non. Ne multipliez pas les lieux sans raison. Une étagère rarement consultée n'a pas besoin de sa propre fiche. Décidez aussi qui a le droit de mouvementer chaque lieu, car les droits sur le stock se règlent par utilisateur. Un entrepôt fermé ou abandonné doit être vidé puis désactivé, sinon il continue d'apparaître dans les listes et de recevoir des saisies par erreur.

• Un entrepôt par lieu où une quantité doit être connue, pas davantage.
• Des noms parlants, avec le site et la nature du lieu.
• Une personne responsable désignée pour chaque entrepôt.
• Un lieu par défaut cohérent pour les réceptions.

Faire circuler la marchandise avec les transferts

Quand un produit passe d'un lieu à un autre, ne corrigez pas deux stocks à la main. Utilisez un mouvement de transfert : Dolibarr sort la quantité de l'entrepôt source et l'entre dans l'entrepôt de destination en une seule opération, avec une trace. Le total reste inchangé, seule la répartition évolue, ce qui est exactement ce que vous voulez. Prenons un exemple : vous rechargez un véhicule le matin avec des consommables pris au dépôt. Le transfert est saisi avant le départ, par la personne qui prépare la tournée. Au retour, le matériel inutilisé est reversé de la même façon. Vous savez alors ce que contient chaque véhicule sans inventaire quotidien. Si vous gérez aussi vos véhicules comme des actifs, le sujet est traité dans notre article sur la gestion de flotte dans Dolibarr. Ici, seul le contenu transporté compte.

Alimenter et décrémenter le stock aux bons moments

Les mouvements automatiques évitent la plupart des oublis. Dolibarr peut augmenter le stock à la réception d'une commande fournisseur et le diminuer à l'expédition d'une commande client ou à la validation d'une facture, selon la configuration choisie dans le module. Choisissez un seul déclencheur par flux et tenez-vous-y, sinon un produit sort deux fois. À chaque expédition ou réception, vérifiez l'entrepôt proposé : c'est là que naissent les erreurs, car le lieu par défaut est souvent le mauvais. Pour les achats, une réception structurée limite les écarts avec ce qui a été commandé ; nous détaillons cette chaîne dans l'article sur la structuration des achats fournisseurs. Pour un commerce avec plusieurs points de vente, la page solutions commerce montre comment ces flux s'organisent au quotidien.

Corriger les écarts par inventaire plutôt que par bricolage

Même avec de la rigueur, des écarts apparaissent : casse, erreur de comptage, vol, retour non saisi. Ne forcez jamais une quantité en contournant la logique des mouvements. Utilisez la correction de stock ou la fonction d'inventaire, qui enregistre la différence avec une raison et une date. Vous gardez ainsi l'historique de ce qui s'est réellement passé. Procédez par lieu, pas par produit sur tout le parc : comptez un entrepôt, saisissez, puis passez au suivant. Commencez par les références à forte rotation ou à forte valeur, là où une erreur coûte le plus. Fixez un rythme réaliste, par exemple un lieu par semaine en rotation, plutôt qu'un grand inventaire annuel subi. Lorsque le même écart revient sur une référence, cherchez la cause dans le process, pas dans le comptage.

• Comptez un seul lieu à la fois et figez les mouvements pendant le comptage.
• Saisissez la différence avec un libellé qui explique l'écart.
• Priorisez les références chères ou à forte rotation.
• Analysez les écarts répétés pour corriger la cause.

Lire le disponible et lancer votre mise en place

Sur une fiche produit, Dolibarr affiche le stock par entrepôt et le total. Distinguez le stock physique de ce qui est déjà promis à des commandes clients ou attendu de commandes fournisseurs : c'est cette lecture qui indique ce que vous pouvez réellement vendre. Les alertes de seuil par produit signalent une rupture proche. Pour un suivi plus visuel, le module gratuit DolicraftDashboard propose notamment un widget d'alertes stock sur le tableau de bord. Côté méthode, partez d'un état des lieux : listez vos lieux réels, comptez-les une première fois, puis saisissez un stock initial propre. Si vous voulez cadrer cela avec un interlocuteur, notre équipe peut vous accompagner via la page contact : décrivez vos sites, vos véhicules et vos flux, et nous vous proposerons un plan de paramétrage adapté.