Gérer une flotte de véhicules dans Dolibarr de A à Z
Suivi kilométrique, maintenance, contrats d'assurance, TCO : voici comment piloter une flotte automobile complète directement depuis Dolibarr.
Pourquoi gérer sa flotte dans Dolibarr plutôt qu'ailleurs
Beaucoup de PME tiennent leur flotte automobile sur Excel ou via une appli SaaS dédiée non connectée au reste du SI. Résultat : doubles saisies des coûts, pas de lien avec les projets ou clients, et impossibilité de calculer un vrai coût total de possession. Centraliser dans Dolibarr permet d'attacher les frais carburant aux projets clients, de générer des factures de refacturation kilométrique automatiquement, de relier les contrats d'assurance aux fournisseurs déjà présents, et d'avoir le coût flotte agrégé dans le tableau de bord financier global. C'est le même argument que pour la compta : moins on disperse, mieux on pilote.
- Élimination des doubles saisies coût carburant et entretien
- Lien direct entre véhicule, projet et client pour la refacturation
- Contrats fournisseurs centralisés (assurance, leasing, entretien)
- TCO consolidé sans extraction-jonglage entre outils
- Permissions par conducteur via le système Dolibarr standard
Modéliser un véhicule dans DolicraftFlotte
Le module DolicraftFlotte ajoute à Dolibarr la fiche véhicule complète : immatriculation, marque, modèle, année, type de carburant, kilométrage actuel, données techniques (cylindrée, puissance, normes anti-pollution), informations administratives (carte grise, contrôle technique, assurance), informations financières (prix d'achat, valeur résiduelle, contrat de financement). Chaque véhicule peut être assigné à un conducteur (utilisateur Dolibarr existant) avec un historique de réaffectation, et toute action sur la fiche est journalisée pour audit. Vous pouvez aussi rattacher les pièces jointes utiles : copie carte grise, attestation d'assurance, factures d'entretien.
- Fiche véhicule complète : technique, administrative, financière
- Assignation conducteur avec historique de réaffectation
- Pièces jointes centralisées (carte grise, assurance, factures)
- Audit log automatique de toute modification
- Liens vers projets, clients ou fournisseurs si pertinent
Suivre le kilométrage et le carburant en pratique
Trois flux principaux alimentent les statistiques de votre flotte. D'abord les pleins de carburant : chaque conducteur saisit ou photographie son ticket, le module enregistre litrage, prix au litre, total et kilométrage. À partir de plusieurs pleins, la consommation moyenne en L/100km est calculée et alerte si elle dérive. Ensuite les déplacements : début et fin de kilométrage, motif, projet rattaché si applicable. C'est ce qui permet de refacturer les indemnités kilométriques ou d'imputer le coût d'un trajet à un client. Enfin la maintenance : chaque intervention est tracée avec date, prestataire, coût, kilométrage à la date de l'opération.
- Saisie pleins carburant simplifiée par les conducteurs
- Calcul auto de la consommation moyenne L/100km
- Imputation des trajets aux projets pour refacturation
- Historique d'entretien chronologique par véhicule
- Indicateurs de dérive de consommation pour audit
Maintenance préventive et alertes d'expiration
L'intérêt principal d'un module flotte est d'anticiper plutôt que de subir. DolicraftFlotte permet de définir des plans de maintenance préventive par seuil kilométrique (révision tous les 20 000 km, vidange tous les 15 000 km) ou par intervalle calendaire (contrôle technique annuel, changement courroie tous les 5 ans). Le module surveille en permanence et envoie des alertes par email lorsqu'une échéance approche. Idem pour les expirations administratives : 30 jours avant le contrôle technique ou l'assurance, vous recevez la notification. Cela élimine totalement le risque de rouler avec un véhicule non conforme.
- Plans préventifs par kilométrage ou par calendrier
- Alertes email à 30 jours avant échéance
- Couvre contrôle technique, assurance, vignette, courroie, pneus
- Tableau de bord centralisé des prochaines maintenances
- Historique conservé pour la revente et l'argus
Calculer un TCO crédible par véhicule
Le coût total de possession est le KPI qui justifie ou condamne un véhicule. DolicraftFlotte calcule automatiquement le TCO en agrégeant : prix d'achat amorti, total carburant, total entretien, total assurance, total leasing si applicable, et coût par kilomètre. Vous pouvez comparer les véhicules de la flotte entre eux, identifier les modèles qui coûtent disproportionnellement par rapport à leur usage, et orienter votre politique d'achat suivante (essence vs diesel vs électrique, marque, modèle). C'est ce niveau d'analyse qui transforme une gestion de flotte de subie à pilotée.
- TCO agrégé par véhicule sur la durée de détention
- Comparaison inter-véhicules pour décision de renouvellement
- Coût par kilomètre rapporté à l'usage réel
- Analyse essence/diesel/électrique sur données réelles
- Reporting exportable pour réunion comité de direction
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