Comptabilité dans Dolibarr : les réglages à faire avant la première écriture

Pourquoi paramétrer avant d'écrire

Une écriture comptable générée avec un mauvais compte ne se corrige pas d'un clic quand il y en a des centaines. Il faut la dissocier de sa pièce, la relier au bon compte, puis la régénérer. Sur un exercice entier, cela représente des heures de travail, et votre expert-comptable doit tout relire. Le plus souvent, l'erreur vient d'un réglage oublié au départ : un compte par défaut laissé vide, un plan comptable qui ne correspond pas au pays, un journal absent. Le module comptable de Dolibarr ne devine pas votre organisation. Il applique ce que vous avez configuré. La règle est donc simple : ne validez aucune facture destinée à la comptabilité tant que les réglages ci-dessous ne sont pas arrêtés avec votre expert-comptable. Prévoyez une séance de travail avec lui avant le démarrage. Il vous dira quels comptes il utilise, comment il découpe les journaux et quel format d'export il attend. Notez ces décisions par écrit, elles serviront de référence pour la suite.

Choisir et charger le plan comptable

La première étape consiste à activer le module comptable, puis à choisir le plan comptable correspondant à votre pays. Dolibarr propose des plans standards pour plusieurs pays, dont ceux où nous intervenons le plus. Pour une société française, le plan général est le point de départ. Pour le Luxembourg ou la Belgique, vérifiez que le plan chargé correspond bien à la norme appliquée par votre cabinet. Une fois le plan importé, comparez-le avec celui de votre expert-comptable. Vous trouverez souvent des comptes en trop, que vous pouvez désactiver, et des comptes auxiliaires ou analytiques qui manquent et que vous devrez créer. Évitez de supprimer des comptes déjà utilisés : désactivez-les plutôt. Un point de vigilance : décidez dès le départ si vous gérez des comptes auxiliaires par client et par fournisseur. Ce choix pèse sur toute la liaison ultérieure, et le changer en cours d'exercice oblige à reprendre les écritures. Si votre expert-comptable travaille avec des comptes collectifs, alignez-vous sur sa pratique.

Définir les journaux et l'exercice

Les journaux découpent vos écritures par nature : ventes, achats, banque, opérations diverses. Dolibarr permet de les paramétrer, avec un code et un type. Reprenez les codes de votre cabinet à l'identique. Si l'expert-comptable importe votre fichier dans son outil, un code de journal inconnu provoquera un rejet ou une réaffectation manuelle. Vérifiez aussi les périodes. Créez l'exercice comptable avec ses dates exactes de début et de fin avant toute liaison. Une facture dont la date tombe hors exercice ne sera pas traitée comme vous l'attendez. Si vous reprenez une activité en cours d'année, demandez à votre cabinet la balance d'ouverture et convenez de la manière de l'intégrer : par une écriture d'à-nouveaux, ou en démarrant Dolibarr au début d'un exercice. Dans les deux cas, la décision se prend avant la première écriture, jamais après.

• Reprendre les codes de journaux du cabinet à l'identique.
• Créer l'exercice avec ses dates exactes avant toute liaison.
• Décider comment intégrer la balance d'ouverture.
• Désactiver les comptes inutiles au lieu de les supprimer.

Renseigner les comptes par défaut

Les comptes par défaut sont le filet de sécurité de votre comptabilité. Quand un produit, un service ou un tiers n'a pas de compte propre, Dolibarr utilise la valeur par défaut. Si elle est vide, la ligne reste non liée et bloque la suite. Renseignez-les tous : ventes de produits, ventes de services, achats, TVA collectée, TVA déductible, comptes clients et fournisseurs, banque, frais de port, cotisations, dons si vous êtes une association. Ensuite, affinez fiche par fiche. Un produit vendu à l'export ou un service soumis à un autre régime de TVA demande son propre compte. Le gain est réel sur les fiches produits : renseigner le compte comptable à la création évite de le chercher au moment de la liaison. Vérifiez aussi les comptes de TVA par taux. Une erreur ici fausse vos déclarations, pas seulement vos écritures. Faites relire cette liste par votre cabinet avant de passer à la suite.

Lier les ventes et les achats à la comptabilité

Dolibarr ne génère pas les écritures au moment où vous validez une facture. Il passe par une étape de liaison : les lignes de factures clients et fournisseurs sont rattachées à un compte, puis transférées dans le grand livre. Cette étape est votre point de contrôle. Faites un premier essai sur un petit lot de factures, par exemple celles d'un seul mois. Contrôlez que chaque ligne porte le bon compte, que la TVA ressort correctement et que les totaux de la pièce sont équilibrés. Corrigez les anomalies sur ce lot avant d'aller plus loin. Si une règle de liaison pose problème, vous la changez une fois, au lieu de reprendre des centaines de lignes. Faites de même pour les notes de frais et les paiements si vous les suivez. Pour comprendre le côté achats en amont, notre article sur la structuration des achats fournisseurs détaille la préparation des fiches et des commandes. Côté banque, le rapprochement bancaire complète la chaîne.

Le circuit avec l'expert-comptable et la prochaine action

Il reste à décider comment les écritures arrivent chez votre cabinet. Trois voies existent : l'export du grand livre dans un format qu'il sait importer, un accès direct à votre instance, ou une synchronisation avec son logiciel. Pour la dernière, le module DolicraftPennylane transmet factures, tiers et produits vers une plateforme comptable, si votre cabinet l'utilise. Quelle que soit la voie, fixez un rythme : mensuel de préférence, avec une clôture de période qui empêche de modifier les pièces déjà transmises. Convenez aussi de qui corrige quoi, pour éviter les doubles saisies. Votre prochaine action : réunissez votre expert-comptable et la personne qui saisit les factures, parcourez ensemble plan, journaux, comptes par défaut, puis testez sur un mois. Si vous préférez être accompagné, notre équipe d'implémentation prépare ce paramétrage avec vous, et vous pouvez nous contacter pour en parler.