Facturation électronique : préparer la réception des factures avec Dolibarr

Ce que prévoient les textes pour la réception

Le site impots.gouv.fr est clair sur le point qui concerne toutes les entreprises. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent émettre leurs factures via une plateforme agréée, et toutes les entreprises doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques. La date de référence est le 1er septembre 2026. Cela vaut pour votre TPE ou votre PME, même si vous n'avez aucune obligation d'émission à cette date. Concrètement, un grand compte qui vous est fournisseur peut vous adresser sa facture par ce canal, et vous devez être en mesure de la recevoir. Le sujet n'est donc pas seulement technique. Il touche vos achats, votre comptabilité et votre organisation interne. Les pages officielles sont à lire en priorité : la rubrique facturation électronique donne le cadre et renvoie vers un guide pratique.

Le rôle exact d'une plateforme agréée

Selon la DGFiP, une plateforme agréée est un prestataire qui émet, transmet et reçoit les factures électroniques entre fournisseur et client. Elle peut convertir la facture dans un format adapté au destinataire. Elle extrait aussi certaines données de la facture pour l'administration fiscale, comme l'identification du fournisseur et du client, le montant hors taxe, le montant de TVA et le taux appliqué. Elle transmet enfin des données de transactions sans facture électronique et les données de paiement. C'est le fameux e-reporting. Le statut repose sur une immatriculation délivrée par l'administration, pour trois ans renouvelables. Une solution simplement compatible peut continuer d'exister, mais elle ne peut ni transmettre vos factures aux plateformes de vos clients, ni en recevoir pour votre compte, ni transmettre les données à l'administration. Pour la réception, le choix d'une plateforme immatriculée n'est donc pas optionnel.

Choisir sa plateforme avant l'échéance

La première décision est le choix de la plateforme. L'administration publie la liste des plateformes agréées, c'est votre point de départ. Évitez de choisir sur la seule base du prix ou d'une démonstration. Posez des questions concrètes, et faites-les écrire par le prestataire. Vérifiez aussi que le choix tient compte de votre volume de factures fournisseurs et de votre logiciel comptable.

• Vérifiez que le prestataire figure bien sur la liste officielle des plateformes agréées.
• Demandez comment les factures reçues sont exposées : interface web, API ou export de fichiers.
• Clarifiez qui, de la plateforme ou de vous, assure la conservation des factures reçues.
• Interrogez le prestataire sur la reprise de données si vous changez de plateforme plus tard.
• Faites valider le choix par votre expert-comptable avant de signer.

Définir le circuit de validation des factures reçues

Une facture reçue n'est pas une facture payée. Avant septembre, décidez qui la voit en premier, qui vérifie la commande ou le bon de livraison, qui donne le bon à payer et qui règle. Dans une PME de dix personnes, ce circuit tient souvent dans la tête du dirigeant. Avec un flux électronique, il faut le poser par écrit. Prenez un exemple simple : un fournisseur de matériel envoie une facture de 3 200 euros. L'assistante la rattache à la commande d'achat, le responsable de service confirme la réception, le dirigeant autorise le paiement au-delà d'un seuil que vous fixez. Dans Dolibarr, ce circuit s'appuie sur les commandes fournisseurs et les factures fournisseurs. Si vous voulez une validation à plusieurs niveaux, le module DolicraftApproval ajoute un workflow d'approbation sur les factures. Notre article sur la structuration des achats fournisseurs détaille la base.

Préparer Dolibarr à recevoir ces factures

Côté Dolibarr, le travail porte d'abord sur les données. Contrôlez que chaque fournisseur a une fiche complète, avec raison sociale, adresse et identifiant d'entreprise à jour. Vérifiez aussi vos propres informations de société, car elles serviront à l'identification de votre entreprise comme destinataire. Ensuite, décidez comment les factures arrivent dans l'ERP : saisie à partir de la plateforme, import de fichiers ou connexion. Cette dernière dépend de ce que la plateforme choisie propose, et un intégrateur peut la réaliser sur mesure. Testez sur une instance de préproduction avec quelques factures réelles, sans toucher à la comptabilité en cours. Pensez enfin à la version : la 22.0.5 et la 23.0.3 sont publiées, un passage à jour de votre instance avant l'échéance évite de cumuler changement de version et changement de circuit. Notre page facturation électronique présente notre accompagnement.

Archivage et prochaine action

Les sources fournies ne détaillent pas les durées ni les règles d'archivage. Ne les devinez pas : demandez-les par écrit à votre plateforme et à votre expert-comptable, puis consignez la réponse. Sachez simplement ce que vous devez trancher : où est conservé l'original reçu, et comment il reste rattaché à la facture fournisseur dans Dolibarr. Une bonne pratique consiste à stocker le fichier d'origine sur la fiche de la facture, afin qu'un contrôle retrouve les deux au même endroit. Votre prochaine action tient en trois points cette semaine : lister vos dix principaux fournisseurs, identifier ceux qui peuvent déjà vous envoyer des factures électroniques, et fixer une date pour choisir votre plateforme. Si vous voulez un état des lieux de votre instance, contactez-nous : nous regardons ensemble vos fiches fournisseurs, votre circuit de validation et votre archivage.