Expéditions et bons de livraison : livrer sans erreur avec Dolibarr

D'où viennent les erreurs de livraison

Une erreur de livraison naît rarement au moment de fermer le carton. Elle naît plus tôt : une commande ressaisie à la main, un article proche mais différent, une quantité modifiée au téléphone sans trace. Le préparateur lit un papier, le client reçoit autre chose, et personne ne sait qui a eu raison. Dans Dolibarr, la parade consiste à faire circuler une seule information, de la commande client jusqu'à la facture. L'expédition est créée depuis la commande, le bon de livraison reprend les lignes validées, et la facture s'appuie sur ce qui a réellement quitté l'entrepôt. Chaque étape garde un lien avec la précédente. Quand un client conteste, vous ouvrez la commande, vous voyez les expéditions rattachées et vous comparez avec ce qui était prévu. Le but n'est pas d'ajouter des étapes administratives, mais de supprimer les ressaisies, qui sont la première source d'écarts entre ce qui est vendu, ce qui est parti et ce qui est facturé.

Activer le module Expéditions et cadrer les prérequis

Avant de préparer quoi que ce soit, vérifiez que le module Expéditions est activé dans la configuration des modules, avec les modules Commandes clients et Produits. Si vous gérez des quantités, le module Stocks doit l'être aussi : c'est lui qui décrémente le stock au moment où l'expédition est validée. Prenez un moment pour contrôler les fiches produits. Une référence ambiguë ou une désignation approximative se retrouvera telle quelle sur le bon de livraison. Définissez aussi qui prépare, qui valide et qui peut modifier une expédition, via les droits des utilisateurs. Sur un site avec plusieurs dépôts, décidez dès le départ quel entrepôt sert par défaut. Pour aller plus loin sur ce point, notre article sur les stocks multi-entrepôts détaille la logique de quantités par lieu.

Créer l'expédition depuis la commande validée

Le bon réflexe : ne jamais créer une expédition à partir de rien. Partez de la commande client validée et utilisez l'action de création d'expédition proposée sur sa fiche. Dolibarr affiche alors les lignes commandées, ce qui a déjà été expédié et ce qui reste à livrer. Vous saisissez la quantité réellement préparée pour chaque ligne, et l'entrepôt de sortie si vous gérez plusieurs lieux. Si vous n'avez que quatre colis sur dix, saisissez quatre : le reste demeure en attente sur la commande. Ajoutez les informations de transport utiles, comme le transporteur, le nombre de colis ou les dimensions, car elles serviront au suivi et à la discussion avec le client. Tant que l'expédition est en brouillon, vous pouvez corriger sans conséquence sur le stock. La validation est le point de non-retour : elle fige les lignes et déclenche le mouvement de stock.

• Partez toujours de la commande validée, jamais d'une saisie libre.
• Saisissez la quantité réellement préparée, pas la quantité commandée.
• Renseignez l'entrepôt de sortie sur chaque ligne si vous en avez plusieurs.
• Contrôlez le brouillon avant de valider, car la validation déclenche le stock.

Éditer un bon de livraison lisible et exploitable

Une fois l'expédition validée, vous générez le document PDF depuis sa fiche. Le bon de livraison doit permettre à un préparateur comme à un client de vérifier le contenu sans interprétation : référence, désignation, quantité livrée, référence de commande, adresse de livraison. Évitez d'y faire figurer des prix si vous livrez à un tiers qui n'est pas l'acheteur. Pensez aussi à la signature : un espace dédié au nom et à la date de réception vous donne une preuve en cas de litige. Les modèles se personnalisent, et notre guide sur les modèles PDF de Dolibarr explique comment adapter l'en-tête, les colonnes et les mentions. Un bon de livraison qui ressemble à vos autres documents rassure aussi le client sur le sérieux de la préparation.

Gérer les livraisons partielles et les reliquats

Une livraison partielle n'est pas un incident, c'est un cas normal à condition de le suivre. Prenons un exemple : un client commande vingt chaises et dix tables, vous avez toutes les tables mais seulement douze chaises. Vous créez une première expédition avec ces quantités. La commande n'est pas clôturée : Dolibarr conserve le reliquat de huit chaises, visible dans le détail des lignes. Quand le réapprovisionnement arrive, vous créez une seconde expédition depuis la même commande, qui ne propose plus que le reste à livrer. Chaque envoi a son propre bon de livraison, avec sa date et ses quantités. Surveillez régulièrement les commandes partiellement expédiées : filtrez la liste par statut pour repérer celles qui traînent. Un reliquat oublié se transforme vite en réclamation, ou pire, en commande jamais soldée. Si vous préférez ne pas livrer en plusieurs fois, dites-le au client avant la préparation.

Facturer ce qui est réellement parti

Le dernier maillon est la facture. Depuis la commande, vous créez la facture client qui reprend les lignes, et vous ajustez les quantités à ce qui a été livré si vous facturez à la livraison. En cas de livraisons échelonnées, vous pouvez émettre une facture par expédition ou une seule à la fin : choisissez une règle par type de client et tenez-vous-y, sinon la comptabilité n'y retrouvera plus ses petits. Dolibarr permet de classer la commande comme facturée ou livrée selon l'avancement, ce qui donne une vue claire des commandes à solder. Pour limiter les oublis, relisez la liste des commandes livrées mais non facturées en fin de semaine. L'article sur l'automatisation de la facturation montre comment réduire ces gestes répétitifs. Une facture alignée sur le bon de livraison évite l'essentiel des contestations.

Votre prochaine action : tester sur une commande réelle

Choisissez une commande en cours chez un client habituel et passez-la par tout le circuit : expédition partielle, bon de livraison, reliquat, seconde expédition, facture. Notez les écarts avec votre pratique actuelle : champs manquants, droits mal réglés, modèle de bon à ajuster. Cet essai révèle en une heure ce que des semaines de réunions ne montrent pas. Si vous préférez être accompagné, notre équipe peut paramétrer le circuit avec vous dans le cadre d'une implémentation Dolibarr, ou vous le présenter sur une démonstration avec vos propres cas de livraison. Et pour discuter d'un besoin précis, comme des transporteurs multiples ou des documents spécifiques, vous pouvez nous écrire via la page contact.