Projets et temps passés : mesurer la rentabilité avec Dolibarr

Pourquoi un projet déficitaire se découvre trop tard

Un projet de consultant se vend sur un devis, se réalise sur plusieurs semaines, puis se facture. Entre les deux, personne ne compare le temps réellement passé au temps vendu. Le dépassement apparaît au bilan, quand il n'y a plus rien à corriger. Prenons une mission d'audit vendue pour un volume de jours donné. Le client ajoute des demandes, l'équipe les accepte par courtoisie, et chacun garde le total dans sa tête. À la facture finale, la marge a disparu. Le problème n'est pas l'outil de facturation, c'est l'absence de données rattachées au projet. Dolibarr sait relier devis, commandes, factures, achats et temps à une même fiche projet. Encore faut-il que l'équipe alimente ces données au fil de l'eau. Ce guide décrit une organisation simple pour y parvenir, sans alourdir le quotidien des collaborateurs.

Une fiche projet par engagement commercial

Commencez par une règle : tout devis accepté donne lieu à un projet. Créez la fiche projet, rattachez-y le tiers, puis liez le devis, la commande et, plus tard, les factures. Donnez au projet une référence lisible et un responsable identifié. Ce responsable est la personne qui répond de l'avancement et de la marge. Fixez aussi les dates prévues, car elles servent de repère pour détecter un glissement. Évitez le projet fourre-tout, du type « Divers client X » : il mélange des travaux de rentabilité différente et rend toute analyse inutile. Pour les activités de conseil, d'agence ou d'ingénierie, la page solutions pour les services professionnels montre comment cette logique s'applique au quotidien. Vérifiez enfin que le module Projets est activé et que les droits permettent aux collaborateurs de voir les projets auxquels ils participent, pas ceux des autres.

Découper en tâches ce qui a été vendu

Le projet seul ne suffit pas, il faut des tâches. Reprenez les lignes du devis et transformez-les en tâches : cadrage, développement, recette, formation. Chaque tâche reçoit un temps prévu, exprimé dans la même unité que le devis, et une personne affectée. C'est ce temps prévu que vous comparerez ensuite au temps consommé. Dolibarr permet de suivre un pourcentage d'avancement par tâche. Demandez à l'équipe de le mettre à jour lors de chaque saisie de temps, pas en fin de projet. Un exemple : une tâche prévue pour dix heures, déjà consommée à huit, avec un avancement déclaré à trente pour cent. Le signal d'alerte est immédiat. Sans ce découpage, vous ne voyez qu'un total global qui ne dit pas où le temps part. Gardez des tâches assez larges pour rester maintenables, mais assez précises pour être comparées au devis.

• Reprendre chaque ligne de service du devis comme une tâche distincte.
• Renseigner un temps prévu et un responsable pour chaque tâche.
• Mettre à jour l'avancement à chaque saisie de temps.
• Créer une tâche dédiée aux demandes hors périmètre, pour les isoler.

Saisir les temps chaque semaine, sur la bonne tâche

Tout repose sur la discipline de saisie. Une saisie hebdomadaire, le vendredi, vaut mieux qu'un rattrapage mensuel approximatif. Chaque collaborateur impute ses heures à une tâche précise, avec un commentaire court qui rappelle ce qui a été fait. Dolibarr propose une saisie de temps native sur les tâches, utilisable telle quelle. Si votre équipe saisit beaucoup, une vue en feuille hebdomadaire avec chronomètre et validation par le manager change la donne : c'est ce que propose DolicraftTimesheet. Dans les deux cas, définissez à l'avance un taux horaire de revient par collaborateur. Il transforme les heures en coût, donc en marge. Ce taux relève de votre gestion interne et doit rester confidentiel. Un manager qui relit les feuilles avant la fin de semaine corrige les erreurs d'imputation pendant qu'elles sont encore fraîches.

Rapprocher temps, achats et facturation

Le temps n'est qu'un des coûts. Les achats de sous-traitance, les déplacements et les licences pèsent aussi. Rattachez chaque facture fournisseur et chaque note de frais au projet concerné. Comme pour le temps, l'habitude se prend à la saisie : au moment d'enregistrer la facture fournisseur, on choisit le projet. Consultez ensuite la fiche projet, qui regroupe les éléments liés. Vous y comparez ce qui a été facturé, ce qui reste à facturer et ce qui a été dépensé. Pour les projets au forfait, la marge se lit en soustrayant le coût du temps et des achats du montant vendu. Pour les projets en régie, elle se lit en comparant le taux facturé au taux de revient. Notre article sur la structuration des achats fournisseurs détaille comment fiabiliser cette partie en amont.

Instaurer une revue de projet courte et régulière

Les données ne servent que si quelqu'un les regarde. Fixez une revue de quinze minutes par quinzaine, avec les responsables de projet. Pour chaque projet actif, trois questions : le temps consommé est-il cohérent avec l'avancement, les achats restent-ils dans l'enveloppe, y a-t-il des demandes hors périmètre à chiffrer ? Si un écart apparaît, agissez tout de suite : avenant au devis, rééquilibrage de l'équipe, discussion avec le client. Un projet à la dérive se traite à mi-parcours, pas à la livraison. Gardez une trace des écarts récurrents. Si les mêmes tâches dépassent toujours leur prévision, c'est votre méthode de chiffrage qu'il faut ajuster, pas l'équipe. Avec le temps, vos devis s'appuient sur des durées réellement constatées, et vos prochains projets partent d'une base plus fiable.

Votre prochaine action : un projet pilote

Ne déployez pas tout d'un coup. Choisissez un projet en cours, de taille moyenne, et appliquez la méthode : fiche projet liée au devis, tâches reprises du devis, temps saisis chaque semaine, achats rattachés. Après quelques semaines, comparez le résultat à votre ressenti. L'écart est souvent instructif. Si vous préférez être accompagné pour paramétrer les projets, les droits et les saisies, nos équipes interviennent sur ce type de mise en place : décrivez-nous votre activité via la page de contact et nous vous dirons comment organiser le suivi de vos projets dans votre instance.